Efter stämman – vad händer nu?

Kom igång med styrelsearbetet

Efter stämman börjar ett nytt styrelseår. Den nya styrelsen behöver snabbt komma in i sina roller, skapa struktur och säkerställa att ansvar och arbetsuppgifter är tydligt fördelade. Det är också viktigt att få överblick över föreningens aktuella frågor, ekonomi, avtal och eventuella pågående projekt.

Så kommer ni igång – steg för steg

1. Håll ett konstituerande möte

När stämman är genomförd ska styrelsen konstituera sig, det vill säga bestämma vem som ska ha vilken roll. Föreningens stadgar anger obligatoriska roller och om de utses av stämman eller inom styrelsen.

Primärt handlar det om att tillsätta en ordförande – den som har i uppdrag att kalla till samt leda styrelsemöten och se till att det förs protokoll. Utse också en vice ordförande som kan gå in i ordförandes ställe vid behov och en sekreterare som ansvarar för att förbereda styrelsemöten, stämmor och föra protokoll. Fler funktioner kan behövas beroende på föreningens storlek och behov.

Ett bra sätt att strukturera och effektivisera styrelsearbetet är genom en tydlig ansvarsfördelning. Fördela därför gärna även ut ansvarsområden till alla ledamöter. Det kan exempelvis vara ekonomi, introduktion av nya medlemmar, underhåll eller ett specifikt projekt. Om ni har en HSB-hemsida behöver ni också utse vem som ska vara redaktör för er sida. 

Slutligen behöver ni utse firmatecknare, de som får företräda föreningen och till exempel skriva under avtal, och vilka som ska ha attesträtt för fakturor och liknande. 

2. Rapportera ny styrelse  

När rollerna är satta är det dags att informera HSB, Bolagsverket och andra relevanta aktörer om förändringar i styrelsen. 

Om ni har ekonomisk förvaltning hos HSB Stockholm registrerar ni enkelt ny styrelsesammansättning och attestordning genom tjänsten Uppdrag & Attest som finns i Mitt HSB. Vi skickar då automatiskt styrelseändringen och betalningen till Bolagsverket. 

Tänk på! Som ledamot och attestant kan man inte avgå innan någon annan tagit över ansvaret som attestant för fakturorna. Kom därför ihåg att styrelsen måste ändra attestflödet innan den tar bort styrelseledamöter i sammansättningen om ändringen påverkar attesterna.

Om ni inte har ekonomisk förvaltning hos HSB Stockholm måste styrelseändringarna registreras via Bolagsverkets webb. Glöm inte att skicka registreringsbeviset samt vilka roller ledamöterna har till oss på HSB via vårt kontaktformulär på Kontakta HSB Stockholm.

3. Registrera bankkonton och arvoden

Samtliga personer som ska ta emot arvode anmäler till Swedbanks kontoregister vilket kontonummer arvodet ska betalas ut till och laddar ner Kivra för att få sin lönespecifikation.

Registrering av styrelsearvoden gör ni under Arvoden och utlägg i Mitt HSB. Om  ni inte redan har gjort det, behöver ni först ställa in vilka arvoden, ersättningsnivåer och vilken fördelningsmekanism ni har beslutat på föreningsstämman. Två personer med attesträtt behöver vara delaktiga i uppsättningen av inställningarna. Tänk på att göra inställningarna i god tid innan ni ska börja rapportera. Först när inställningarna är på plats kan ni rapportera in arvoden. Glöm inte att utbetalningarna för arvoden måste vara registrerade och attesterade senast den 5:e i månaden för att utbetalning ska ske den 25:e.

4. Informera om den nya styrelsen till medlemmarna. 

Exempelvis på hemsidan eller i ert informationsblad.

5. Justera stämmoprotokollet. 

Det ska vara klart senast tre veckor efter stämman.

6. Boka in nästa möte och gör en mötesplan för året. 

Vid det första ordinarie styrelsemötet är det bra att sätta en mötesplan för året. Försök att ses cirka en gång i månaden med ett längre sommaruppehåll.

Avsätt extra tid för de styrelsemöten under året som kräver fördjupning, som när ni ska gå igenom underhållsplan, budget och bokslut. Ett tips är också att planera in en årlig konferens för att planera kommande verksamhetsår.

I Mitt HSB finns mötesmallar att ladda ner som stöd, exempelvis dagordning, kallelser och protokoll.

Tips! Om föreningen är medlem i HSB Stockholm och ni köper ekonomisk förvaltning ingår verktyget Styrelsestöd som ni hittar i Mitt HSB. Styrelsestöd är ett digitalt verktyg i Mitt HSB som gör styrelsearbetet enklare och mer effektivt. Här administrerar ni alla möten, skapar dagordningar, skickar kallelser, skriver protokoll, justerar och signerar.

7. Boka tid för introduktion av nya ledamöter 

Boka gärna in en egen träff med de nya ledamöterna där de introduceras till styrelsens arbete, föreningens ekonomi, underhållsplan, avtal och aktuella projekt. På så sätt kommer de snabbare in i styrelsearbetet och de ordinarie mötena blir mer effektiva.

8. Boka in kompetensutveckling

Både nya och erfarna styrelseledamöter kan behöva utveckla sin kunskap inom relevanta ämnen. HSB Stockholm och distriktsverksamheterna anordnar både fysiska och digitala utbildningar under året. Det är alltifrån utbildningar inom styrelsearbete, ekonomi, juridik och fastighetsägaransvar, till temaföreläsningar och specialistutbildningar för sekreterare, ordförande, valberedning och revisor.

De fysiska utbildningarna är också ett bra sätt att lära och utbyta erfarenheter med ledamöter från andra styrelser.

Tips! En bra start för styrelsen är utbildningen "Styrelsens arbetssätt" som hålls flera gånger om året. Här går vi igenom grunderna och tydliggör rollfördelningen i styrelsen, verksamhetsårets delar, vilka lagar och regler som ska följas samt hur ansvaret ser ut gentemot medlemmarna.

Ny ledamot? Ta hjälp!

För dig som är ny i styrelsen kan det kännas som mycket att sätta sig in i. Som tur är finns det gott om stöd att få – både från tidigare styrelsemedlemmar och genom utbildningar och material som tagits fram för att underlätta styrelsearbetet. Läs på och våga fråga, så kommer du snabbt in i din roll.