Guide: Så förhandlar ni fram bra avtal för föreningen

Se över behov och driftskostnader

Den andra stora utgiftsposten är föreningens driftskostnader, som ofta baseras på många avtal. Cecilia rekommenderar att styrelsen börjar med att kartlägga föreningens kostnader, vilka avtal som finns, vad de innehåller och när de ska omförhandlas.

– Avtalens löptider är avgörande eftersom de styr när ni har möjlighet till omförhandling. Missar man förfallodatum kan avtalen förlängas automatiskt. Därför är det viktigt att sammanställa dem i en förteckning, säger Cecilia.

Gå också igenom vad som ingår i avtalen och se så det motsvarar föreningens aktuella behov. Avtalet kanske inte längre är optimalt utformat. Kanske innehåller det inte de delar ni faktiskt har nytta av. Vid en omförhandling kan man inte bara sänka kostnaderna utan också revidera vad som ska utföras. Vilka delar kan vi minska eller ta bort? Vad har vi saknat och vill lägga till?

– Det är lätt att stirra sig blind på priset och välja det billigaste alternativet, men det viktigaste är vad avtalet faktiskt innehåller. Ett billigt avtalsförslag är inte nödvändigtvis ett bra avtalsförslag. Att betala mer för en tjänst behöver heller inte vara fel så länge det är ett medvetet val, säger Cecilia.

Jämför leverantörer

Precis som med banklån bör man alltid ta in offerter från flera leverantörer för att kunna jämföra priser och villkor – och se var föreningens kostnader eventuellt sticker ut. Det gäller även om man är nöjd med sin nuvarande leverantör.

– Kostnaderna påverkas av hur brf:en är utformad, så man ska inte stirra sig blind på vad snittpriset är. Men att jämföra är en bra utgångspunkt. Alla avtal är inte förhandlingsbara, men en del är det, säger hon.

HSB erbjuder en nyckeltalsanalys där föreningens kostnader jämförs med genomsnittet i samma stad. Analysen kan visa var det finns utrymme för besparingar och om man betalar mer än andra för exempelvis tjänster som sophämtning eller försäkringar. Tjänsten erbjuds i ett tiotal regioner.

– Den ger en tydlig bild av var det är mest värt att lägga tid och energi. Om föreningen har många avtal är det inte görbart att springa på alla samtidigt – och det är kanske inte ens nödvändigt. Då är det bättre att prioritera de där det finns störst besparingspotential. Därefter kan ni beta av listan i prioritetsordning, säger Cecilia.

Som brf-medlem i HSB har man också rikstäckande erbjudanden och ramavtal med leverantörer inom exempelvis renovering, bredband, tv, telefoni, VVS och avlopp. Där är pris och villkor redan färdigförhandlade.

Ha god framförhållning

När föreningen står inför en omförhandling eller en ny upphandling är det viktigt att vara ute i god tid. Detta för att man ska hinna göra en bred upphandling och förhandla med de olika parterna. Hur tidigt man bör börja beror på avtalets uppsägningstid. Ju kortare uppsägningstid, desto viktigare är det ha koll på när avtalet löper ut.

Inför en omförhandling bör man också väga in hur nöjd man är med den befintliga leverantören eftersom det kan ta tid att lära känna en ny organisation och ny personal.

– Fundera över vad ni prioriterar och ta med det i helhetsbedömningen, säger Cecilia.

Om du skulle ge ett råd till en förening som står inför avtalsförhandlingar, vad skulle det vara?

– Kartlägg vad ni vill ha ut av tjänsten, säkerställ att avtalet täcker era behov och jämför fler alternativ. Ta gärna referenser som del i bedömningen av de olika leverantörernas förslag, säger Cecilia Jutell.

Snabbguide: Förhandla fram bättre avtal

1. Kartlägg avtal och avtalstider. Sammanställ förfallodatumen i en förteckning.

2. Prioritera vilka avtal ni vill agera på och fokusera på dessa.

3. Analysera era behov. Detta kan ligga till grund för förfrågningsunderlaget till potentiella leverantörer.

4. Ta in offerter från flera leverantörer för att kunna jämföra. Säkerställ att offerterna är jämförbara.

5. Var en aktiv kund och förhandla i de fall det är möjligt.

6. Begär referenser i form av kvalitetsplaner och kundomdömen.

7. Fråga efter längre löptider, det brukar kunna ge ett bättre pris.

Det tittar bankerna på

Kassaflödet är en avgörande faktor när bankerna ska förhandla med brf:er om lån. Det visar en rapport från Fastighetsägarna. Årsavgift och skuldsättning per kvadratmeter är också viktiga parametrar.